Agilis megközelítés

 

Agilis projektmenedzsment – Módszer vagy megközelítés?

Az agilis projektmenedzsment mint módszer, adaptív módszer. Az előre nem kiszámítható, kreatív emberi ráfordításokat igénylő innovatív termék, vagy szolgáltatás fejlesztése menedzselésének hatékony módszere. Az adaptív módszertanok arra fókuszálnak, hogy a gyakran változó, illetve előre nem látható követelményekhez tudjanak alkalmazkodni. Ha egy projektben megváltoznak az igények, akkor egy adaptív csapat képes gyorsan és zökkenőmentesen alkalmazkodni a változásokhoz.

Az agilitás, az agilis projektmenedzsment nem csak egy módszer, sokkal inkább egy megközelítés, kultúra. Ha egy szervezet kultúrájának részévé válik, akkor ott nem fordul elő, hogy valaki ne tudná mit kell tennie, vagy arra hivatkozna, hogy “nem az én dolgom”. A benne dolgozók  kreativitása, motivációja fokozódik, és így a teljes szervezet innovációs képessége is megsokszorozódik.

A csapatmunkák siker elsősorban a benne dolgozó emberek hatékony együttműködésén múlik, és csak kisebb részben az alkalmazott módszereken. Az agilis projektmenedzsment fókusza a módszerek folyamatos fejlesztése helyett az emberi együttműködés hatékonyságának folyamatos fejlesztésére irányul. Egy jól alkalmazható és igazítható keretrendszert ad, emellett egyszerű, és hatásos technikákkal dolgozik. Egyetlen dolgot követel meg alkalmazóitól, a következetességet.

Projekt sarokkövei – Fix vagy változó?

A projektek sarokköveit, az alkalmazott menedzsment módszertől függetlenül minden projekt elején rögzítik. Határidő, ráfordítás, terjedelem, minőség, a legfontosabb négy sarokpont. Mégis az innovatív projekteknél  mind a négy sarokkő mozog. A Megrendelő egyre növekvő bizonytalanságban van a tekintetben, mit mikorra és mennyiért fog végül megkapni. Agilis projektekben a határidőt és a ráfordítás költségét valóban fixnek tekintik, míg a terjedelem a végtermék folyamatosan változhat.

Míg eddig azt kérdeztük „Mennyi idő alatt és mekkora költségből lehet ezt mind megvalósítani?”, agilis projekt esetén a fő kérdés: „Mi fér bele ennyibe, ennyi idő alatt?”

Mit jelent a változás? Mihez képest változik a terjedelem?

Ha a beruházási és innovatív projekteket azonos megközelítéssel kezeljük, akkor – kisarkítva – lényegében azt mondjuk:

Ez a projekt, ez a feladat szinte ugyan olyan, mint az előző! Pontosan azokat a tevékenységeket kell végrehajtanunk, és akkor ugyan azt az eredményt érjük el.

Ebben az esetben egy megismételhető projektmenedzsment módszert alkalmazunk, amely beruházási feladatok esetén jól is működik.

Az innovatív projektek esetében viszont nem a megismételhetőségre, hanem a megbízhatóságra kell törekednünk ahhoz, hogy a projekt valóban magas üzleti hasznot hozzon. A csapat kreativitását kell maximalizálni úgy, hogy közben folyamatosan az elérendő célra fókuszáljon. Nem az elvégzett feladatok mennyisége, hanem az elért üzleti eredmények alapján kell mérhetővé tenni a csapat előrehaladását.

Innovatív projekteknél a Megrendelő a projekt kezdetén csak azt tudja, hogy valamely területén jobbítani, módosítani szeretne, vagy valami újat kíván, de pontosan nem tudja megmondani mi is az a végtermék, amelyet vár. Ha megismételhető projektmenedzsment módszert alkalmazunk, akkor minden változást, így a Megrendelő egyre pontosabban körvonalazódó elvárásait is változásként érzékeli a projekt, és azonnal elindul a változáskezelési procedúra.  Ilyenkor a változás kezelés költsége a projekt költségének akár többszörösét is elérhetik. Míg agilis projekt esetén a változás kezelés költsége állandónak tekinthető, mert beépített a folyamata.

Melyek egy agilis projektek legfontosabb jellemzői?

• Iteratív és inkrementális – e kettő csak együtt értelmezhető agilisan működő csapatnál. Minden iteráció végén, az iteráció elején megállapodott elvárásoknak megfelelő működő termék, szolgáltatás rész kerül bemutatása. Az aktuális iterációban az ügyfél éppen legfontosabb elvárásainak végrehajtása történik.

• Rövid iteráció – a rövid iteráció a sűrű ellenőrzés és a minél gyakoribb ügyfél oldali visszajelzések a termék, szolgáltatás minőségét, és a magas üzleti értékét biztosítja.

• Az előrehaladás mértéke az átadott működő termékrész – csak a valóban működő funkciók, az iteráció elején meghatározott elfogadási feltételeknek megfelelő termék-, szolgáltatás-részek, melyek alapján az előrehaladást mérjük.

• Nyitott, rugalmas tervezés – folyamatosan mélyülő, egyre részletesebb tervek készítése éppen olyan mélységig és részletezettségig, éppen akkor, amennyire, és amikor szükséges.

• Felhatalmazott team – A csapat önjáró, önálló. Az elvárások teljesítésének legjobb módját maga határozza meg. A megrendelő szerepe nem a megoldás kitalálása, hanem az üzleti prioritások megadása. A projektvezető szerepe nem a feladatleosztás, kontrollálás, hanem a kreativitás és a motiváltság fenntartása, fokozása, a hatékonyságot rontó tényezők elhárítása a csapat útjából. A többi a csapat feladata! Az ilyen csapatokra az egymás támogatása, tanítása, munkavállalás terén a felelősségvállalás és következetesség, valamint az őszinte, nyitott barátságos légkör jellemző.

• Személyes kommunikáció – az információáramlás és az információ pontos megértésének legjobb módja a személyes kommunikáció. Gyakori, de célirányos, és csak az érintettek részvételével történő megbeszéléseken történnek a közös tervezések, igények és feladatok értelmezése – gyors kommunikációt segítő eszközökkel, mint whiteboard és flipchart. Ezekről készült fotók helyettesítik a gyakran fölösleges és időigényes dokumentálásokat.

 

Miért váltak oly népszerűvé az agilis projektmenedzsment megközelítések?

A válasz egyértelmű:  Mert egyszerű! Nem kellenek évek a sikeres bevezetéséhez! Szellemiségének köszönhetően, alkalmazásával könnyen építhető hatékony csapat munka és együttműködés!

Az agilis megközelítés bevezetésénél nincs rossz döntés, mert a változások természetes velejárója nem csak az agilis projekteknél, hanem magánál az agilis projektmendzsment bevezetésénél is. Vezessük be az agilitást agilis módon!